10 Chaves para desenvolver um site interno de sucesso

Uma intranet funcional e eficiente é um ativo valioso para uma empresa, independentemente de seu porte.

Os ganhos de produtividade, sinergia da equipe ou fluxo de informações são reais e justificam plenamente o investimento.

Mas esses benefícios estão sujeitos a uma condição inegociável : a intranet deve ser adaptada às necessidades da empresa. À sua dimensão e à dimensão das suas equipas. Às suas operações. Nas suas relações com o mundo exterior. aos seus recursos. Para outros sistemas de informação internos.

E muitos outros critérios, numerosos demais para listar aqui.

Sem isso, seu projeto está fadado ao fracasso. E você vai, como muitos outros líderes de projeto já fizeram, desperdiçar seu orçamento em uma usina de gás que você não conseguirá que as equipes adotem.

Na ausência de especificações (acreditamos que os perfis de intranet e sites internos são muito diferentes para permitir uma única especificação), recomendamos esta ficha prática de 10 perguntas , que entregamos a cada um de nossos clientes no início de um projeto desse tipo .

Essas perguntas podem parecer simples ou até óbvias para você, mas considerá-las e colocar suas respostas no papel o ajudarão consideravelmente em seu projeto: você detectará obstáculos e tomará decisões que terão grande impacto.

01. Qual problema pretendemos resolver com esta nova intranet?

Essa pergunta é a mais importante de todas. Entender com precisão o problema a ser resolvido (ou a oportunidade a ser explorada) o ajudará a concluir suas especificações com mais facilidade e a tomar as decisões corretas.

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Quais são os problemas causados ​​pela situação atual? Qual necessidade a nova intranet atenderá?

Quais serão as consequências se o problema não for tratado ou se não for encontrada uma resposta para essa necessidade?

Por outro lado, que benefícios colheremos resolvendo o problema ou atendendo à necessidade?

02. Qual é a finalidade do site?

Existem perfis muito variados de sites internos e intranets. Como você definiria o seu? Qual é a missão dele?

Alguns exemplos

  • Aumente a produtividade da equipe
  • Facilitar o compartilhamento de informações institucionais
  • Introduzir ou liderar uma mudança na empresa
  • Acelere a integração de novos funcionários
  • Incentive a inovação e o compartilhamento de ideias
  • Compartilhando os valores e a cultura da empresa
  • Aumente as vendas
  • Reduza o tempo gasto em projetos
  • etc.

Não hesite em alternar objetivos macro e estratégicos (“Facilitar a comunicação interdepartamental”) com missões micro e operacionais (“Permitir que cada funcionário proponha uma ideia e vote nas de outros”).

03. Onde estão hoje os conteúdos deste futuro site?

No site atual? Dispersos entre vários sistemas de informação?

Que tipo de conteúdo é?

Como você avalia o trabalho que será necessário para atualizar esse conteúdo? Você acha que será mais fácil começar do zero?

04. Quais ferramentas ou recursos seriam relevantes no novo site?

Diante da panóplia de ferramentas disponíveis hoje nas intranets, é muito tentador selecionar o maior número possível de ferramentas.

Tenha em mente que quanto mais rico o novo site for em conteúdo e funcionalidade, mais complexo será para seus colaboradores se apropriarem.

05. Quem terá acesso a este site e seu conteúdo?

Quais funcionários são afetados? Quais serão os níveis de acesso?

Será possível compartilhar conteúdo com o exterior?

Com quais sistemas de informação o site terá que se comunicar e como? Por exemplo, ele terá que atualizar seu próprio conteúdo de outro sistema de informação (software, serviço web, etc.)?

Que estrutura técnica usamos internamente hoje para gerenciamento de identidade e acesso?

Não hesite em organizar uma primeira discussão preliminar com o departamento de TI da sua empresa para se familiarizar com a estrutura em vigor.

06. Quais são os perfis de usuários do site?

Quais são suas necessidades? Seus problemas ? Como eles respondem a isso hoje?

Como podemos melhorar o sistema existente?

Existem categorias de usuários? Alguma dessas categorias tem necessidades especiais? Por exemplo, o conteúdo deve estar disponível em vários idiomas ou ser adaptado para fornecer um determinado nível de acessibilidade?

07. O que sabemos sobre os colaboradores que irão administrar o conteúdo?

Quem são eles ? Que perfis e funções se destacam? Quais são suas necessidades, suas missões e sua disponibilidade para gerenciar a intranet?

Devemos fornecer níveis de permissão? Qual seria o fluxo de trabalho ideal? Precisamos ser acompanhados na definição desse fluxo?

08. A priori, como será organizado o conteúdo do novo site?

Se você estiver concluindo sua especificação, provavelmente não terá uma resposta definitiva para essa pergunta hoje.

É perfeitamente normal. A estrutura em árvore do novo site e a organização do conteúdo são questões carregadas que exigem conhecimentos em ergonomia e UX (User eXperience).

Mas pensar agora na organização do conteúdo permitirá que você levante as primeiras dúvidas e tenha uma ideia do alcance do futuro site.

09. Temos informações suficientes para tomar as decisões corretas?

Um dos maiores riscos em um projeto de criação de intranet é confiar na intuição ao invés de dados e fatos.

Para que o projeto seja um sucesso e para que o novo site seja adotado por unanimidade pelos futuros usuários, é fundamental examinar essas duas questões com objetividade.Estamos pilotando o projeto confiando em nossa intuição e suposições? Ou realmente dedicamos tempo para discutir com futuros usuários?

Se não, temos a opção de…

  • confrontar o novo site com os usuários durante o projeto (e desde a fase de maquete)?
  • ser acompanhado por um prestador de serviços capaz de criar o novo site mas também de fazer o levantamento das equipas para o fazer?
  • migrar gradualmente nossos funcionários para o novo site?

10. Quais serão os principais obstáculos?

Quais são os principais riscos do projeto? Em que fases do projeto estaremos mais vulneráveis? Que ações concretas podemos implementar para superar esses obstáculos?

Citemos três exemplos.

  • “ Muitos capitães no barco ”: seremos obrigados a projetar o novo site em comitês , com muitos tomadores de decisão. Corremos o risco de projetar uma usina de gás.
  • “ Falta de informação ”: não tivemos a oportunidade de pesquisar futuros usuários do site. Concebemos o projeto com base em pressupostos que não temos como validar.
  • “ Processo de validação complexo ”: o número de tomadores de decisão e validadores é incompatível com o planejamento ou a agilidade que precisaremos neste projeto.

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