Após reflexão, você decidiu implantar uma Intranet para sua empresa? Ou você deseja revisar uma solução já instalada? De qualquer forma, é uma boa resolução. Mas você provavelmente está se fazendo muitas perguntas… Dentre elas, uma das principais está frequentemente ligada às funcionalidades de uma Intranet. Se este é o seu caso, vamos falar de Intranet e funcionalidades!
Vamos, portanto, fazer um balanço das funcionalidades que podem ser integradas na sua Intranet e tentar destacar aquelas que são essenciais ou que pelo contrário podem ser consideradas acessórios.
4 campos de uso privilegiados para uma solução de Intranet
Transversamente, podemos ainda acrescentar a gestão do back office e da Intranet CSR . A Intranet pode oferecer um certo número de funções mais específicas, que tentaremos detalhar.Qual estratégia para o redesenho da sua intranet?
Melhorar a produtividade
Este é um importante campo de aplicação para a Intranet , pois será proposto para sublinhar o interesse financeiro de tal solução para a empresa. Portanto, é apreciado pela administração geral e pelos CFOs.
Entre as funcionalidades relacionadas com a produtividade, encontra-se por exemplo tudo aquilo que permite ligar as ferramentas existentes à Intranet . Este é particularmente o caso das agendas ou calendários, que devem poder ser consultados por todos e, portanto, ter interface com a Intranet , se possível. Isso permite que você gerencie melhor alertas e notificações , por exemplo. Além disso, esse tipo de interface, se realizado corretamente, acelerará a difusão e a aceitação da solução de Intranetcom os usuários, evitando que eles tenham que redigitar informações já existentes. Uma barreira potencialmente significativa à mudança é removida.
Outros recursos relacionados à produtividade: qualquer coisa que facilite a vida dos usuários . É o caso das ferramentas que permitem encontrar uma pessoa na empresa, como, por exemplo, acesso a organogramas, pesquisa no diretório, trombinoscópio, acesso a um repositório de competências.
Também podemos citar as ferramentas de “Chat” , que são importantes e devem ser fortemente integradas, para que, se os documentos forem enviados por chat, esses documentos sejam registrados no repositório documental.
Por fim, no que diz respeito à Intranet e à produtividade, também é preciso garantir que a mobilidade seja preservada , para não ficar desvinculada de colaboradores que muitas vezes evoluem fora da empresa, como representantes de vendas. Por isso, é fundamental que a solução de Intranet seja no mínimo Responsive Web Design , ou até mesmo avance para o desenvolvimento de um PWA (Progressive Web Application) .
Divulgação e circulação de informações
Segundo campo de aplicação da Intranet, informação e comunicação , que são duas áreas essenciais para uma empresa . A Intranet deve ser uma ferramenta de publicação e distribuição de “posts” e artigos em uma lógica “push”: não apenas esperando que um usuário se conecte, mas transmitindo essas mensagens para ele em seu celular, por exemplo, ou através de feeds de informação . Na mesma lógica, a Intranet deve permitir a subscrição de tópicos de informação. Também pode oferecer um mural de notícias no modelo do Facebook, onde você pode se inscrever em grupos. Essa lógica informacional deve ser organizada, estruturada, em torno de uma estrutura em árvore, grupos, papéis; adotar uma Intranet significa oferecer diferentes ferramentas de estruturação de conteúdo : templates, tipos de conteúdo, taxonomias, categorias, grupos editoriais, etc.
Além disso, a Intranet também pode ir além do quadro estritamente profissional , oferecendo anúncios classificados, fóruns, endereços locais ou a criação de enquetes. Essa dimensão “informativa” e às vezes informal é importante, pois permitirá que todos se apropriem dessa ferramenta e participem da produção do conteúdo .
A identificação de líderes de prática dentro da organização é, portanto, essencial para promover a sua utilização e a sua ancoragem nas práticas diárias dos colaboradores. Esses líderes de prática têm um papel evangelizador e promovem a adoção de usos colaborativos para todos os colaboradores.
Gestão do conhecimento
Esta é outra área essencial da solução de Intranet , crítica para o negócio. Também podemos definir essas funções como EDM (Gestão Eletrônica de Documentos), ou Gestão do Conhecimento . Trata-se da criação de um repositório documental centralizado, ao qual todos podem aceder com direitos de acesso específicos, garantindo a confidencialidade , integridade e autenticidade dos conteúdos e documentos partilhados.
Idealmente, a Intranet deve oferecer funcionalidades avançadas nesta área: gerir versões , anotar documentos, avaliá-los e porque não anotá-los … (s) procurado. Este motor de pesquisa deve integrar muitas ferramentas de assistência à pesquisa.
Por fim, a Intranet também é uma excelente ferramenta para promover e facilitar a chegada de novos colaboradores (uma abordagem agora chamada de onboarding ). A Intranet deve facilitar a familiarização com os procedimentos, abordagens, ferramentas, repositórios (…) e apoiar o recém-chegado a assumir gradualmente as suas funções.
Necessidades de negócios
As funcionalidades da Intranet relacionadas com as necessidades do negócio são extremamente variadas e diversificadas. Portanto, é difícil listá-los com precisão. Mas podemos citar um certo número de exemplos significativos como CRM social , funcionalidades de RH (boleto, cálculo de quilometragem, etc.), suporte de TI , etc.
Uma das formas mais eficazes de adotar a Intranet é fazer dessa ferramenta a porta de entrada para todas as aplicações de negócios da empresa. Consoante o cargo ocupado e os direitos de acesso que lhe estão associados, o utilizador tem acesso a um conjunto específico e personalizado de aplicações, através da Intranet.
É por isso essencial que a Intranet esteja associada a uma autenticação centralizada do tipo SSO ( Single Sign On ), que lhe permitirá introduzir os seus identificadores apenas uma vez, sem ter de os voltar a introduzir sempre que mudar de ferramenta.
O escritório de volta
É um campo de aplicação transversal e não visível para a maioria dos usuários, mas cuja eficácia e alcance facilitam a capacidade de resposta e adaptação da Intranet . Este back-office deve permitir gerir os utilizadores , os direitos, a abertura de espaços, os fluxos de trabalho , os formulários, as categorias, a arquitetura dos conteúdos, a ativação/desativação de módulos e funcionalidades , …
Concluir
Aqui tentamos listar as principais características de uma Intranet . Mas deve-se entender que todas essas possibilidades não estão necessariamente integradas, nem mesmo desejáveis, em todas as Intranets. Será necessário dedicar tempo à reflexão , à discussão em toda a empresa , para definir com precisão as funcionalidades relevantes e tecnicamente integráveis na Intranet da sua empresa. A rapidez e abordagem de implementação e integração por parte de todos os colaboradores é também o desafio a ser vencido . Propomos tratar dessa questão no próximo artigo…
