Seu projeto web está tomando forma, você confiará seu desenvolvimento a uma agência que contará com uma descrição precisa para fazê-lo: as especificações. Ela tem chance de ter sucesso com o que você planejou dar a ela? Provavelmente… mas não tenho certeza!
O problema mais frequente que encontramos para a realização de um projeto web se revela nas deficiências das especificações. Às vezes (mas raramente hoje), nem existe como tal.
Faça uma especificação, o mais completa possível, é essencial para a agência E para você.
Muitas vezes, as especificações elaboradas pela empresa, o cliente (MOA); é um conjunto de elementos justapostos que dão indicações sobre o projeto, mas não o definem. Por exemplo, as seguintes informações podem ser encontradas: uma pesquisa de usuário sobre o sistema existente , o banco de dados atual, o romance de marketing da empresa ou serviço a ser suportado, uma abordagem da estrutura em árvore futura , a lista de serviços conectados, a de as funcionalidades esperadas, a solução técnica imposta ou simplesmente prevista , etc.
Todos esses elementos são úteis no processo e longe de nós descartá-los. Por outro lado, descartados como estão, carecem muito de coesão e a agência, externa ao problema, terá grande dificuldade em perceber a dimensão e os componentes do projeto. A própria empresa terá dificuldade em validar o entendimento da agência sobre o projeto com vistas ao seu desenvolvimento. Pior ainda, as equipes internas provavelmente não encontrarão as respostas para suas perguntas no resultado. Mesmo que apenas por esses motivos, mesmo no caso de implementação interna pelo departamento de TI, as especificações são imprescindíveis. Não o culpe por perguntar a você. Para ajudá-lo, não hesite em se inspirar no modelo de especificações para download em nosso kit de modelos de documentos de gerenciamento de projetos digitais .
A participação das equipas na produção do caderno de encargos justifica-se para garantir a exatidão do seu conteúdo e promover o apoio ao projeto.
Assim, além de comprometer as chances de sucesso da agência em realizá-lo, a própria apropriação do projeto pelas equipes pode ser prejudicada. Como muitas vezes, o método pode nos ajudar a evitar essas armadilhas. E temos que começar do início: qual é o problema que queremos resolver ? O problema, ou seja, o porquê, deve estar perfeitamente claro para todos.
Em alguns casos, definir o problema pode ser suficiente. Nesse caso, a agência terá a missão prévia de apresentar uma recomendação de solução antes de realizá -la . No entanto, este trabalho é de responsabilidade do proprietário do projeto. Como nem sempre é sua função, ele pode ser auxiliado por um especialista: o assistente de gerenciamento de projetos (AMOA). Mas seja a empresa, sua assistência ou a agência, a criação das especificações ainda precisa ser feita. A abordagem é tanto mais sensível quanto, quando o projeto é confiado a uma agência, as especificações tornam-se um documento contratual ao qual inevitavelmente nos referimos em caso de desacordo.
A base das especificações é constituída pelos objetivos do projeto, e não pela solução para alcançá-los.
O primeiro passo na constituição das especificações é especificar os objetivos , estratégicos e funcionais, do projeto. Ao expressá-los com clareza, será fácil referir-se a eles quando as arbitragens forem necessárias. Uma pergunta como: “Essa funcionalidade – muito cara – é necessária para o sucesso do projeto? », ou ainda: « Temos a informação, o conteúdo, necessário para configurar a funcionalidade? » são mais facilmente resolvidos com os eixos estratégicos em mente. Ainda é necessário que esses objetivos sejam assimilados por todos, da mesma forma. Para isso, depois de descrevê-los, vamos associá-los a indicadores de desempenho (KPI) que podemos avaliar no final do projeto ou durante o projeto para incentivar a arbitragem. Sobre este assunto, convidamo-lo a consultar o nosso artigo dedicado à definição de indicadores de desempenho digital .
Mencionamos acima uma “pesquisa de usuário sobre o sistema existente”. Entrevistar futuros usuários é uma boa ideia, desde que a abordagem seja enquadrada. Permitir que a crítica se expresse é bom. Projetar construtivamente é melhor. Tenha o cuidado, porém, de acompanhar o processo com uma boa comunicação para evitar mal-entendidos, frustrações ou decepções.
Da mesma forma, para tratar de determinado assunto, uma boa preparação é essencial para um resultado construtivo. Essa abordagem faz parte do conjunto de necessidades que agrega os objetivos funcionais, o feedback dos usuários e, quando aplicável, o dos parceiros e, por fim, o histórico. O objetivo é identificar os diferentes tipos de necessidades, descrevê-las e classificá-las . Essa etapa pode destacar solicitações incompatíveis ou até mesmo contraditórias. Por exemplo, o departamento de desenvolvimento de produtos deseja uma visibilidade muito controlada de seu trabalho e o departamento de comunicação faz campanhas por transparência. É então necessário arbitrar para validar uma necessidade em vez de outra, ou encontrar uma solução de compromisso que satisfaça a ambas.
Se o projeto for importante, subdividi-lo é uma boa maneira de torná-lo legível e ao mesmo tempo gerenciável.
Este tipo de dificuldade pode ser encontrado mais tarde no processo, ou seja, durante a análise das necessidades expressas. Entrando em detalhes com o conhecimento da empresa e a experiência do design funcional, os principais lotes do projeto ganham forma . Torna-se possível especificar o escopo dos dados, o nível de funcionalidade e os resultados esperados para o projeto. Os primeiros dados de teste para a aceitação podem então ser desenvolvidos.
Com base nesses elementos, abordados do ponto de vista da altura, é possível elaborar um macroplanejamento e dar uma ordem de grandeza do orçamento. Se algum desses aspectos estiver fora do escopo, você deve voltar aos objetivos do projeto. Com efeito, nesta fase não é possível fazer ajustes significativos respeitando os objetivos iniciais. Ajustar o cronograma ou a ambição do projeto, globalmente ou em determinados aspectos, são os primeiros caminhos a serem considerados.
É essa tecnicidade que pode levar o dono do projeto a deixar para o gerente de projeto (MOE) apresentar uma recomendação técnica, claro, mas também funcional. Nesse caso, o nome do documento de referência é mais uma expressão de necessidade ou um resumo do que uma especificação . Projetos voltados para o exterior, como um site de vitrine ou uma plataforma de comércio eletrônico, se adaptam bem a essa abordagem. Neste caso, a agência terá o cuidado de produzir ela própria as especificações, que devem ser validadas pela entidade adjudicante antes do início dos trabalhos. Para projetos de natureza empresarial, é melhor assumir esse trabalho internamente como MOA.
As especificações aplicam-se para descrever cada função do ponto de vista do usuário e dos administradores funcionais e técnicos.
Em ambos os casos, após uma apresentação geral do contexto e dos objetivos, as especificações procurarão descrever as funcionalidades esperadas por módulo, especificando o quê, quem, como e para que resultado. Por exemplo, para a entrada de uma ficha de produto, serão listados os dados a definir, sob cuja responsabilidade, eventualmente com regras de validação, através de que tipo de interface e para que restituições. Para completar o quadro, adicionamos as regras de gestão, as restrições técnicas e funcionais e, finalmente, os formatos . Se necessário, o documento especificará o esperado em termos de recuperação do existente: volume, diversidade, formato, sensibilidade, etc. Na verdade, este aspecto dos projetos é muitas vezes subestimado .enquanto é um projeto dentro do projeto.
As especificações assim elaboradas serão consideradas como a referência à qual serão anexados todos os outros trabalhos. Portanto, é essencial garantir sua integridade e precisão. Para isso, recorreremos aos vários atores e usuários para revisão e validação. O interesse é duplo. Por um lado, a validade do documento será garantida . Por outro lado, sem que isso seja garantido, a adesão dos atores internos será bastante facilitada.
Documento de referência por excelência, o caderno de encargos constitui o esqueleto de uma consulta com vista à seleção de uma agência, de um gestor de projeto.
As especificações permitirão que você inicie o trabalho nas melhores condições possíveis , seja internamente com a equipe de TI ou externamente com a agência que você selecionou.
Você precisa de especificações no método ágil?
Quando se deseja trabalhar de acordo com um método ágil, às vezes surge a questão da constituição de especificações. De fato, o propósito da agilidade é duplo. Por um lado, trata-se de dividir um projeto em pequenos lotes (sprints na terminologia ágil), que são mais fáceis de entender do que um grande projeto. Por outro lado, nos permitimos a possibilidade de ajustar o disparo à medida que avançamos. Consequentemente, pode-se considerar fútil o trabalho de descrição global de um projeto destinado a evoluir ao longo do tempo.
Mesmo no método ágil, as especificações não são uma opção. Por outro lado, é constituído em várias etapas.
Pelo menos dois fatores contrariam essa ideia. Mesmo dividido em pequenos lotes, um projeto faz parte de uma estratégia geral ou mesmo global da qual todos os atores devem estar atentos. Assim, a definição dos objetivos gerais e específicos do projeto, com base nas especificações, deve ser realizada. Em segundo lugar, a menos que você tenha um cronograma e orçamento totalmente abertos, é necessário enquadrar o projeto como um todo e esse é o papel das especificações .
Por outro lado, à luz deste último ponto, medimos que as especificações permanecem em um nível alto, necessário para a governança do projeto. O detalhamento das funcionalidades será informado nas especificações de cada lote. Sim, ainda será necessário escrever um. Certamente será mais leve. Ele se baseará nas bases estabelecidas nos lotes anteriores (sprints). Mas, sobretudo, permitirá gerir em boas condições as receitas e os estudos de impacto quando forem feitos pedidos de alteração ou adaptação.
Consulte agências com especificações
Você trabalhou bem com suas equipes, envolvendo todas as partes interessadas do projeto, suas especificações estão prontas e validadas. Há mais a fazer. Se for a equipe interna de TI ou um parceiro pré-selecionado, não há dúvida. Caso contrário, deve ser lançada uma consulta para selecionar uma agência, um contratante principal.
Pergunte quais agências?
Existem várias etapas para selecionar a agência certa para o seu projeto. Primeiro, você precisa selecionar um conjunto de agências que provavelmente responderão à sua consulta. Alguns já se deram a conhecer a si ou aos seus colaboradores, a sua motivação é óbvia. Percorra sua rede para adicionar aqueles que seus contatos podem recomendar a você. Uma pesquisa na internet com palavras-chave do seu comércio complementadas pelo termo “Agência” e outra do projeto como “web” deve lhe dar candidatos adicionais.
Finalmente, adicione uma ou duas grandes empresas que você conhece pelo nome. Obtenha ajuda de seu AMOA se você tiver um (ou consulte-nos para obter conselhos ! Se não puder, talvez você possa pedir a uma empresa de serviços especializados como a VT Scan ou um gerenciamento de propostas como marcheonline.com.
Arquivo de consulta
Infelizmente, uma consulta bem-sucedida não é garantida. A qualidade das especificações tem muito a ver com isso, mas não é suficiente por si só para enquadrar as condições da consulta. Você deve adicionar um certo número de elementos a ele. Uma apresentação geral da empresa e dos departamentos envolvidos ajuda a situar o projeto. A apresentação do projeto e seu método de gestão pela empresa permite que os candidatos meçam a extensão das interações com você durante o projeto. Você deve especificar absolutamente o que espera nas respostas, memória técnica, compromisso de cronograma, detalhes do orçamento, etc.… O ideal é que os candidatos adotem seu resumo de respostas, o que facilitará o processo de contagem. Claro, você deve especificar os termos da consulta, seu calendário, suas restrições e, acima de tudo, os critérios de seleção. Quanto mais específico você for nesses pontos, mais as respostas serão comparáveis. Finalmente, se você abrir a porta para uma recomendação, especifique claramente o escopo.
Analise as ofertas e escolha sua agência
Contar é uma operação tediosa e importante. Você preparou grades de avaliação que estabeleceu de acordo com os critérios de seleção escolhidos.
O primeiro passo consiste numa leitura rápida para se familiarizar com as ofertas e sobretudo para identificar – e eliminar – aquelas obviamente não procuradas. Esta primeira passagem permite ajustar as grelhas de avaliação de acordo com a realidade das ofertas.
A próxima etapa consiste em uma leitura precisa das ofertas para completar as grades de avaliação e produzir uma nota sumária para cada oferta a fim de facilitar a leitura para o decisor. Essa leitura pode ser realizada por várias pessoas que irão comparar seus pontos de vista para produzir um relatório resumido.
Ao final deste trabalho, algumas ofertas – idealmente duas ou três – devem se destacar e podem constituir uma lista restrita. É imprescindível conhecer as empresas selecionadas nesta lista no âmbito de uma defesa . As pessoas, o seu empenho, o seu entusiasmo, o seu profissionalismo, a sua empatia no âmbito do projeto, só se reconhecem ao conhecê-las. Esse desempenho permitirá que você ajuste suas avaliações e, finalmente, escolha sua agência.
