” Especificações ” podem referir-se a vários tipos de documentos e diferentes tipos de projetos. Se você está lendo este artigo, provavelmente é porque está procurando um modelo que permita organizar seu projeto de criação de site e informar as agências em potencial que você pode usar.
Uma especificação pode ser:
- enviado aos profissionais para pedir um orçamento,
- apresentado à sua gestão para validação,
- expostos aos investidores para obter fundos,
- etc
Um bom modelo de SOW economiza seu tempo , profissionaliza seu projeto , maximiza sua credibilidade e evita que você perca um tópico-chave vital .
Se é isso que você procura, você veio ao lugar certo.
O conteúdo essencial para incluir em suas especificações
Para o ajudar na criação das suas especificações, encontrará, abaixo, os conteúdos essenciais para que este documento seja o mais completo e o mais preciso possível. Uma especificação de site bem construída será um trunfo considerável no processo de implantação do seu site e no sucesso do seu projeto!
1. Sua empresa / O líder do projeto
Objetivo : Apresentar o patrocinador do projeto.
Como você apresentaria seu negócio para alguém que nunca ouviu falar dele? Imagine que você está em um elevador, com menos de um minuto ou dois para descrever seu negócio para um potencial investidor ou parceiro. Quais informações você passará para ele?
Indique todas as informações que lhe pareçam relevantes para um parceiro trabalhar com você. Por exemplo :
- Sua atividade, sua oferta, seus produtos, seus serviços
- A tua história
- Seu escopo geográfico
- Seus valores
- O número de funcionários
- O perfil dos seus clientes
- etc.
2. O projeto
Objetivo : Explicar o porquê do projeto e o que você espera do futuro site.
Por que esse projeto? Porque agora ?
Mais amplamente, qual é o seu plano de negócios em linhas gerais e qual será o lugar do site dentro desse plano?
Quais são os objetivos do futuro site , além do objetivo puramente operacional “Colocar um novo site online”?
- Garantir uma presença online básica?
- Servir como meio de comunicação para seus vendedores?
- Atrair visitantes?
Compare estes exemplos
R. Nosso site é um “cartão de visita online”. Basta estarmos presentes online, para tranquilizar os nossos clientes, mas não dependemos particularmente do site para atrair tráfego ou gerar contactos.
B. Nosso site é um “folheto online”. Contamos com ele para convencer potenciais clientes que o visitam, por exemplo, quando participamos de uma licitação ou quando um cliente nos recomenda. Mas não contamos com isso para gerar leads, nos dar a conhecer ou atrair visitantes.
C. Nosso site é uma fonte de leads.Contamos com ele tanto para nos trazer prospects e clientes em potencial (através de mecanismos de pesquisa, por exemplo) quanto para converter esses visitantes, convidando-os a fazer contato.
D. Queremos promover e vender nossos produtos online. Nosso site deve ser uma fonte de renda direta da mesma forma que uma loja física.
Criar um site mobiliza tempo, energia e orçamento. Que resultados concretos e mensuráveis você espera? Com base em quais critérios você julgará que o site é um sucesso?
Exemplo: obtenha 9 contatos por mês dentro de 6 meses após a ativação.
3. Escopo do projeto
Objetivo : Descrever o escopo do novo site e a intervenção do(s) prestador(es) de serviço.
estrutura de árvore
Qual será a estrutura de conteúdo do novo site? Como as páginas serão organizadas?
Se não tiver certeza, pelo menos liste as páginas que deseja que apareçam no novo site. Não hesite em especificar que deseja ser acompanhado na definição da estrutura em árvore.
Indique se determinadas páginas serão construídas no mesmo modelo (exemplo: todas as páginas da seção “Nossos serviços” serão construídas no mesmo modelo)
Especifique se as seções “pais” de sua estrutura em árvore (as seções que contêm páginas ou subseções) têm sua própria página ou se for apenas um nome que aparecerá no menu de navegação.
Exemplo
- Pagina inicial
- Nossos serviços (= página listando todos os nossos serviços)
- 8 a 12 páginas de serviço
- 1 página Nossos serviços no site (devem ser diferenciados no menu de navegação)
- Sobre nós (não uma página, apenas o título do tópico)
- Nossa história
- Nossos valores
- A equipe de gestão
- O blog
- Contato
- Notícia legal
Quanto mais específico você puder ser sobre o volume e os tipos de páginas, mais precisas serão as respostas dos provedores.
Dica: Para formatar sua árvore, você pode usar uma lista simples com marcadores (como acima) ou um serviço gratuito como https://writemaps.com/ .
Administração de conteúdo
Especifique qual conteúdo você deseja editar na área de administração do site.
Cada provedor tem sua própria forma de operar, mas é assim que fazemos no Impala Webstudio.
Nível 0: o conteúdo do seu site mudará muito pouco. Talvez uma dúzia de pequenas mudanças por ano. Você tem um contrato de suporte e tudo o que você precisa fazer é nos enviar as alterações para que possamos fazer para você.
Nível 1 :você mesmo pode editar os blocos de conteúdo que compõem as páginas do seu site. Modifique o texto, substitua uma imagem, ou mesmo se você tiver previsto nas especificações, a possibilidade de substituir um bloco de conteúdo por outro (Um bloco contendo um título, um texto e uma imagem é substituído por um bloco contendo um vídeo por exemplo).
Você pode querer adicionar e excluir novas páginas no site (usando o modelo de uma página já existente) e modificar o menu de navegação por conta própria.
Nível 3: você mesmo pode criar novos modelos de página reorganizando os blocos de conteúdo de uma página.
Caso particular :o gerenciamento de conteúdo para um “espaço” (exemplos: espaços de recrutamento, blog, biblioteca de mídia, espaço de notícias, etc.) está descrito abaixo nos Recursos.
Atenção: quanto mais você deseja um alto nível de administração de conteúdo, maior será o orçamento. Estime com a maior precisão possível suas necessidades em termos de desenvolvimento de conteúdo.
Recursos
Diga a si mesmo que qualquer coisa além de visualizar conteúdo ou navegar de uma página para outra é um recurso.
Esteja atento e reserve um tempo para detalhar a operação: é bem possível que você tenha uma ideia em mente e que seu provedor de serviços tenha outra ideia lendo suas especificações.
Alguns exemplos
- “Conteúdo para e-mail”: o visitante deve deixar seu e-mail para baixar determinado conteúdo (white papers, estudos de caso, etc.)
- Localizador de loja: permite que o usuário encontre uma agência ou loja a partir de seu endereço ou cidade
- Motor de pesquisa clássico ou à medida (o visitante seleciona vários filtros correspondentes às suas necessidades, o site redireciona-o para o produto ou serviço que lhe possa interessar)
- Sistema de anúncio (recrutamento, produto, etc.)
- Catálogo de produtos com possibilidade de solicitar orçamento
- Gerador de cotação online
- Simulador e calculadora
- Área do cliente
- Biblioteca de mídia
- Os conteúdos das suas redes sociais aparecem no site
- O conteúdo do seu blog é publicado automaticamente em suas redes sociais
- Os internautas podem compartilhar as páginas do seu site nas redes sociais
- Área de imprensa
- Espaço de recrutamento
- Livechat (um botão permite que você converse diretamente online com um consultor por meio de uma janela de bate-papo)
- Clique para ligar de volta: o visitante pode deixar seu número de telefone e o horário em que deseja ser chamado de volta
- Exit Intent Pop Up: quando os movimentos do mouse indicam que o visitante está prestes a sair da página, aparece um pop up para tentar chamar sua atenção (e, por exemplo, sugerir que ele seja chamado de volta por um consultor)
- Inscrição no boletim informativo
- Conexão com seu CRM ou ERP
- Vincular a um aplicativo móvel ou a um objeto conectado
- etc.
Estrutura técnica
Você tem expectativas ou necessidades específicas para a estrutura técnica do futuro site?
Dica: Se esses termos não significam nada para você, não se preocupe. Basta indicar que está aguardando uma proposta do prestador de serviços quanto ao arcabouço técnico a ser utilizado para melhor atender às nossas necessidades e ao nosso orçamento.
Você gostaria de usar um CMS (Sistema de Gerenciamento de Conteúdo) como WordPress, Drupal, Joomla, etc. ?
O site deve ser otimizado para levar em consideração a leitura no celular e no tablet?
O site precisa estar vinculado a outro serviço ou software online que você usa internamente? (ERP, CRM, etc.)
Quais são suas expectativas em termos de SEO?
- Estritamente necessário, para que os internautas nos encontrem quando pesquisam nosso nome nos motores de busca
- Tudo o que é possível e concebível: otimização máxima dos tempos de carregamento, blog, CDN, etc. Cada cm de terreno ganho conta.
- Meio caminho: estamos aproveitando o redesenho para melhorar o SEO, mas temos pouca concorrência ou nenhuma participação na aquisição. Queremos apenas uma estrutura “limpa” para o novo site.
Qual ferramenta para monitorar e analisar o tráfego em seu site você gostaria de usar? Recomendamos o Google Analytics no mínimo (e recomendamos adicionar Hotjar a ele se você confiar em seu site para gerar leads).
Resumo criativo
Isso é para ajudar o provedor de serviços a entender seu nível de expectativa em relação ao trabalho do(s) projetista(s).
Infelizmente, os termos em francês (Design, Ergonomie, User eXperience, etc.) são confusos e você não tem certeza de como expressar suas expectativas. Não entre em pânico, existem maneiras simples de resumir suas necessidades.
1/ Sua organização já pode ter uma identidade visual formalizada (um logotipo, uma paleta de cores, fontes, etc.)
- Não: precisamos de uma identidade visual
- Sim, mas essa identidade precisa ser aprimorada e refinada
- Sim, e deve ser reutilizado como está no novo site
Como parte desta última opção, não hesite em anexar a sua carta gráfica às especificações do seu site quando enviar os seus pedidos de preços às várias agências.
2/ Adicione nas especificações (seja aqui ou nos apêndices) exemplos de sites nos quais você gostaria de se inspirar. Tenha cuidado, para que a abordagem funcione, é imperativo que você tente entender por que o design de um determinado site parece relevante para você.
Essa abordagem é importante para custear seu projeto: o nível de design que você espera, o tipo de mídia visual usada (fotos, ilustrações, vídeos etc.), o nível de animação e efeitos…. todos esses elementos afetarão o orçamento final.
Onde posso encontrar sites de amostra?
- Sites de seus concorrentes
- Os sites que você mesmo usa em uma capacidade privada ou profissional
- Coleções de sites de sucesso reunidos por designers, como este: 20 exemplos de sites de sucesso para inspirar seu próximo redesenho
3/ Numa escala de 1 a 5 (com 1 como mínimo e 5 como máximo), que investimento pensa que o prestador de serviços deve planear para a componente “Design” do projeto?
Design de conteúdo
Acredite em nossos anos de experiência, na verdade é o risco número 1 que seu projeto corre.
Não contamos mais os projetos que foram colocados online com várias semanas de atraso porque o conteúdo não pôde ser entregue na data agendada. (O recorde sendo um atraso de 13 meses no lançamento de um site projetado e desenvolvido em menos de um mês por nós).
A redação de conteúdo não é um assunto simples: na verdade, é mais provável que cause problemas do que desenvolvimento ou design.
⇒ Você precisará da contribuição (ou pelo menos da revisão) de um ou mais de seus colaboradores… que terão que garantir seu trabalho diário ao mesmo tempo.
⇒ Você provavelmente vai fazer isso várias vezes: as páginas serão escritas, relidas, corrigidas, reescritas, corrigidas novamente e nesta fase será necessário voltar aos modelos validados vários dias antes ou mesmo voltar aos desenvolvimentos.
⇒ A escrita de conteúdos para a web obedece a regras muito específicas: legibilidade no ecrã, SEO (referenciação para motores de busca) mas também na forma de escrever conteúdos de mãos dadas com o designer.
A menos que você tenha as habilidades internas ou seja acompanhado por um especialista em comunicação digital, recomendamos que você pelo menos:
- planejar um processo para projetar, escrever, coletar, versionar e validar conteúdo
- solicite uma revisão de SEO, Marketing e Ergonomia do seu provedor de serviços
Se decidir confiar-nos o seu projeto, podemos apoiá-lo neste sentido, seja para o ajudar a coordenar a criação de conteúdos internamente, para garantir a revisão e otimizações ou para se encarregar da redação.
Estratégia
Especialmente importante se você confiar no novo site para gerar visitas ou direcionar tráfego .
Gostaria de ser acompanhado ou aconselhado na sua estratégia web? Alguns exemplos :
- Quais redes sociais escolher e como se comunicar em cada uma delas?
- Que mídia usar para estabelecer sua presença online
- Seleção de palavras-chave e frases relevantes para o seu SEO
- Tópicos de postagem de blog sugeridos para direcionar o tráfego para o site
- Definição da comunicação em torno do lançamento do novo site
- etc.
Integração de conteúdo
Se você optou por um site totalmente gerenciável, deseja inserir o conteúdo no novo site? Ou deseja receber um site “chave na mão”?
Fazer você mesmo a integração é demorado, mas tem a dupla vantagem de ser gratuito e familiarizá-lo com a área de administração de conteúdo. Por outro lado, confiar esta integração ao seu fornecedor de serviços deverá permitir-lhe obter o novo site mais rapidamente e com um melhor nível de acabamento em termos de layout.
Documentação e treinamento
Gostaria de receber treinamento ou documentação (funcional ou técnica) sobre o novo site?
Alojamento
Você tem alguma expectativa específica em relação à hospedagem do novo site?
Manutenção, acompanhamento e evoluções
Quais são suas expectativas em termos de manutenção do site (garantindo atualizações de segurança, etc.), acompanhamento (correção de bugs revelados após o lançamento) e evoluções (novos recursos, ajustes, etc.) para os meses seguintes ao lançamento?
4. Progresso do projeto
Esta etapa das Especificações para o site é essencial. Seu objetivo é especificar suas expectativas quando se trata de direção, metodologia ou organização do projeto!
O projeto será lançado gradualmente, em lotes? Que calendário prevê para cada um destes lotes?
Você deseja adotar uma metodologia específica para realizar o projeto (Agile, Cascade, etc.) ou espera que o prestador de serviços detalhe a abordagem que está considerando?
Quantos interlocutores irão representar a sua empresa? Lembre-se de que quanto maior esse número, mais taxas de gerenciamento de projetos provavelmente serão acumuladas. Por outro lado, se o seu provedor de serviços lida apenas com um único interlocutor, mas este não tem poder de decisão, o projeto corre o risco de ser atrasado devido às idas e voltas causadas e ao gargalo de informações do produto.
5. Recursos
Objetivo : Examinar os recursos disponíveis para você e as missões que serão realizadas internamente.
Inclua qualquer informação que possa impactar o custo do novo local ou o cronograma. Por exemplo :
- Se você optou por escrever o conteúdo do site por conta própria, onde estão suas equipes na criação desse conteúdo? (Tudo ainda está por fazer? A oferta está claramente definida? As páginas-chave foram decididas? Uma primeira versão do conteúdo está disponível? Etc.)
- Você conhece o perfil do visitante típico do seu site?
- Você conhece seus principais sites concorrentes?
- Você já definiu as palavras-chave nas quais deseja se posicionar em termos de SEO?
- Quais são seus recursos em termos de recursos visuais? (fotos, ilustrações, vídeos, etc.)
Quais são seus imperativos ou suas disponibilidades em termos de calendário? Por exemplo, os principais tomadores de decisão do projeto ficarão indisponíveis por um determinado período?
Qual intervalo de orçamento você está planejando para o novo site?
E se você não quiser dar o seu orçamento?
Você pode estar relutante em compartilhar essas informações. Mas o fato é que o orçamento é uma parte necessária do caderno de encargos .
Encomendar um site é um pouco como confiar a procura do seu próximo apartamento a um profissional: diz-lhe que procura um apartamento de três quartos, perto do centro da cidade e por menos de 240.000€. Seu consultor poderá mostrar uma seleção de propriedades que correspondem à sua pesquisa.
Mas se você não der a ele pelo menos uma faixa de orçamento, seu consultor pode muito bem lhe oferecer um apartamento de € 180.000, em uma área pouco atraente, ou um apartamento de última geração, por € 320.000, localizado em o coração do centro da cidade. No entanto, é pouco provável que um ou outro destes apartamentos corresponda ao que procura.
E se você mandar 6 conselheiros para encontrar um apartamento de três quartos perto do centro da cidade, sem lhes dar um orçamento, acabará com 6 propostas muito diferentes. No final, você optará pelo único que realmente corresponde ao seu orçamento (informações que você poderia ter dado aos consultores antes) e provavelmente perderá propostas interessantes.
A melhor abordagem nessa situação é selecionar um consultor de sua confiança, apresentar suas expectativas e seus recursos e, em seguida, discutir suas opções com eles.
O que fazer se você não puder determinar seu orçamento
Pelo menos tente determinar o teto orçamentário do qual o projeto perde todo o interesse.
Redesenhar um website é um investimento: a sua organização aceitou este investimento porque espera um retorno (em vendas diretas, em contactos, em termos de imagens e comunicação, etc.).
Qual orçamento merece esse retorno do investimento que você espera do novo site? Este é o limite que em nenhum caso deve ser ultrapassado para a reformulação do site.
6. Formato esperado para a resposta do provedor de serviços
Objetivo : Especifique suas expectativas em relação à resposta do provedor de serviços.
Indique suas expectativas em relação à resposta do provedor de serviços:
- O prazo de resposta
- O contexto se for um convite à apresentação de propostas
- O contacto para o qual o prestador de serviços pode enviar a sua resposta
- Os dados de contacto da pessoa a contactar para mais informações sobre o projeto
- etc.
Se necessário, especifique os critérios pelos quais você fará sua seleção entre os prestadores de serviços contatados. Se você tiver dúvidas específicas, agora é a hora de indicá-las.
As especificações são, portanto, um dos principais componentes se você quiser colocar as probabilidades do seu lado para o sucesso do seu novo site.
Este documento é muito importante por 3 razões.
- Você quer ter certeza de que o provedor de serviços que criará seu site entende exatamente o que você espera (sem truques!)
- Preenchê-lo o forçará a pensar em detalhes sobre o futuro site e o ajudará a detectar as dificuldades que podem surgir (ou os pontos sobre os quais você não tem certeza)
- Especificações claras e completas são importantes para a credibilidade do seu projeto, seja qual for a sua situação: perante a sua gestão, os seus parceiros, potenciais investidores, etc.
